"Wszyscy przechodzą do chmury, więc my też musimy."

"Konkurencja korzysta z Microsoft 365, więc to musi być dobre rozwiązanie."

"Zawsze mieliśmy własne serwery i to działa, po co coś zmieniać?"

Jeśli którekolwiek z tych stwierdzeń brzmi znajomo, mam dla Ciebie złą wiadomość: prawdopodobnie przepłacasz za swoje IT. Może nie dużo. Może "tylko" 20-30%. Ale w skali roku, dla średniej firmy, to dziesiątki tysięcy złotych wyrzucone w błoto.

Najdroższy błąd w optymalizacji kosztów IT to nie wybór złego dostawcy czy technologii. To podejmowanie decyzji na podstawie trendów zamiast liczb. To trzymanie się rozwiązań sprzed trzech lat, bo "wtedy to miało sens". To robienie tego, co robią wszyscy, zamiast tego, co ma sens dla Twojej firmy.

Anatomia błędu: Jak firmy marnują pieniądze na IT

Zacznijmy od prawdziwych przykładów z naszej praktyki. Nazwy firm zmienione, ale liczby są realne.

Przypadek 1: Migracja do chmury, bo "to przyszłość"

Firma produkcyjna, 45 pracowników, solidna infrastruktura on-premise. Serwery mają 4 lata, działają bez zarzutu. Ale na każdej konferencji branżowej słyszą to samo: "przyszłość to chmura", "elastyczność", "skalowalność", "innowacyjność".

Zarząd podejmuje decyzję: migrujemy do chmury. Wszystko. Bo tak trzeba.

Przychodzą do nas z prośbą o wycenę migracji. Robimy coś, czego nikt wcześniej nie zrobił – liczymy rzeczywiste koszty.

Obecne rozwiązanie (on-premise):

• Amortyzacja serwerów: 1,200 PLN/mies (już kupione, 4 lata do końca życia)
• Energia i chłodzenie: 800 PLN/mies
• Licencje Windows Server: 600 PLN/mies
• Backup (Veeam): 400 PLN/mies
• Czas administratora (20% etatu): 2,000 PLN/mies
• Razem: 5,000 PLN/mies

Migracja do AWS/Azure (pełna chmura):

• Instancje EC2/VM: 4,500 PLN/mies
• Storage (EBS/Managed Disks): 1,800 PLN/mies
• Backup (cloud-native): 600 PLN/mies
• Transfer danych: 800 PLN/mies
• Licencje (BYOL niemożliwe dla części systemów): 1,200 PLN/mies
• Czas administratora (nauka nowych narzędzi, 30% etatu): 3,000 PLN/mies
• Razem: 11,900 PLN/mies

Różnica? 6,900 PLN miesięcznie. 82,800 PLN rocznie.

A to jeszcze bez kosztów samej migracji (około 45,000 PLN) i ryzyka przestojów podczas przejścia.

Czy chmura jest zła? Nie. Czy była zła dla tej konkretnej firmy, w tym konkretnym momencie? Absolutnie.

Zaproponowaliśmy trzecią opcję: hybrid cloud. Krytyczne systemy produkcyjne zostają on-premise (stabilne, przewidywalne koszty). Środowisko testowe i sezonowe workloady (szczyt produkcji 3 miesiące w roku) – do chmury.

Koszt hybrydowego rozwiązania: 6,200 PLN/mies

Oszczędność względem pełnej migracji: 68,400 PLN rocznie.

Przypadek 2: On-premise, bo "zawsze tak było"

Odwrotna sytuacja. Firma usługowa, 35 pracowników, wszyscy pracują zdalnie lub hybrydowo. Mają własny serwer w biurze (które jest puste 3 dni w tygodniu), własny backup, własnego administratora na pół etatu.

"Zawsze mieliśmy własne serwery. To bezpieczniejsze. Mamy kontrolę."

Sprawdzamy liczby.

Obecne rozwiązanie (on-premise):

• Amortyzacja serwera: 1,500 PLN/mies
• Energia, chłodzenie, łącze dedykowane: 1,200 PLN/mies
• Licencje (Windows Server, CAL, SQL): 1,800 PLN/mies
• Backup (sprzęt + oprogramowanie): 800 PLN/mies
• Administrator (50% etatu): 5,000 PLN/mies
• UPS, klimatyzacja serwerowni: 600 PLN/mies
• Ubezpieczenie sprzętu: 200 PLN/mies
• Razem: 11,100 PLN/mies

Alternatywa: Microsoft 365 + Azure Virtual Desktop:

• Microsoft 365 Business Premium (35 licencji): 2,450 PLN/mies
• Azure Virtual Desktop (dla specjalistycznych aplikacji): 1,800 PLN/mies
• Azure Backup: 300 PLN/mies
• Czas administratora (monitoring, 15% etatu): 1,500 PLN/mies
• Razem: 6,050 PLN/mies

Oszczędność: 5,050 PLN miesięcznie. 60,600 PLN rocznie.

Plus dodatkowe korzyści:

• Pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca bez VPN
• Automatyczne backupy i disaster recovery
• Zawsze aktualne oprogramowanie
• Brak ryzyka awarii sprzętu w biurze

Czy on-premise jest złe? Nie. Czy było złe dla tej konkretnej firmy, w tym konkretnym modelu pracy? Absolutnie.

Przypadek 3: Ten sam dostawca od 5 lat, bo "wygodnie"

Firma handlowa, 60 pracowników. Od 5 lat korzystają z tego samego dostawcy chmury. Pierwszy kontrakt był świetny – promocja dla nowych klientów, dobre ceny, dedykowany opiekun.

Po 5 latach? Ceny wzrosły "zgodnie z cennikiem". Opiekun zmienił się trzy razy. Nikt nie sprawdził, czy to nadal najlepsza opcja.

Zrobiliśmy benchmark trzech dostawców dla identycznej infrastruktury:

Obecny dostawca (po 5 latach):

• 8,900 PLN/mies

Dostawca B (nowa oferta):

• 6,200 PLN/mies (promocja na 24 miesiące, potem 7,100 PLN)

Dostawca C (nowa oferta):

• 5,800 PLN/mies (standardowa cena)

Oszczędność przez zmianę dostawcy: 37,200 PLN rocznie.

Czas potrzebny na migrację? 2 tygodnie.

Czy obecny dostawca był zły? Nie. Czy był najtańszy? Absolutnie nie.

Dwa największe błędy w optymalizacji kosztów IT

Na podstawie setek rozmów z klientami i audytów infrastruktury zidentyfikowaliśmy dwa fundamentalne błędy, które kosztują firmy najwięcej pieniędzy.

Błąd #1: Iść za tłumem

"Wszyscy przechodzą do chmury." "Konkurencja używa Salesforce." "Na konferencji wszyscy mówili o Kubernetes."

I co z tego?

Twoja firma ma inne:

• Workloady – może Twoje aplikacje nie są cloud-native i będą działać gorzej w chmurze?
• Wzorce użytkowania – może Twoje obciążenie jest stałe, nie sezonowe, więc nie potrzebujesz elastyczności chmury?
• Wymagania compliance – może Twoja branża wymaga, żeby dane były w Polsce, na własnych serwerach?
• Kompetencje zespołu – może Twój zespół zna doskonale VMware, a uczenie się AWS zajmie rok?
• Budżet – może po prostu nie stać Cię na to, co ma konkurencja?

Przykład z rynku:

W 2018-2020 wszyscy mówili: "Dropbox przechodzi do chmury, to koniec on-premise!". Firmy masowo migrowały do AWS i Azure.

W 2023 Dropbox ogłosił, że... wraca do własnych data center. Dlaczego? Bo dla ich specyficznego workloadu (ogromne ilości danych, przewidywalne obciążenie) własna infrastruktura jest tańsza o 75 milionów dolarów rocznie.

Czy Dropbox źle zrobił przechodząc do chmury? Nie – wtedy to miało sens. Czy dobrze zrobił wracając? Tak – bo policzyli i sprawdzili alternatywy.

Kluczowa lekcja: To, co działa dla Dropbox, Google czy Twojej konkurencji, niekoniecznie zadziała dla Ciebie. Jedyne, co ma znaczenie, to liczby dla TWOJEJ firmy.

Błąd #2: Trzymać się swoich założeń

"Od 10 lat mamy własne serwery i to działa." "Zawsze kupowaliśmy licencje wieczyste." "Nasz dostawca jest z nami od początku."

Świetnie. Ale czy to nadal ma sens DZIŚ?

Rynek IT zmienia się szybciej niż większość innych branż. To, co było optymalne 3 lata temu, dziś może być dwukrotnie droższe od alternatyw.

Co się zmieniło w ostatnich 3 latach:

• Ceny chmury publicznej spadły o 20-40% (w zależności od usługi)
• Pojawiły się nowe dostawcy (OVH, DigitalOcean, Hetzner) z cenami niższymi o 30-50% od AWS/Azure
• Microsoft zmienił model licencjonowania – niektóre rzeczy są teraz tańsze w subskrypcji, inne droższe
• Ceny energii wzrosły o 100-200% – drastycznie zwiększając koszty własnych serwerów
• Praca zdalna stała się normą – zmienił się sposób, w jaki ludzie korzystają z IT

Jeśli Twoja strategia IT jest starsza niż 18 miesięcy, prawdopodobnie jest nieoptymalna.

Przykład:

Klient kupił w 2020 roku licencje wieczyste SQL Server za 80,000 PLN. "Raz płacimy i mamy na zawsze."

W 2023 sprawdziliśmy alternatywy:

• Azure SQL Database: 1,200 PLN/mies = 14,400 PLN/rok
• Po 3 latach: 43,200 PLN (vs 80,000 PLN licencji wieczystych)

Ale:

• Automatyczne backupy (oszczędność: 400 PLN/mies)
• Automatyczne aktualizacje (oszczędność: 8 godzin pracy IT rocznie = ~2,000 PLN)
• Wysoka dostępność bez dodatkowych kosztów (oszczędność: ~15,000 PLN na redundantnym sprzęcie)
• Elastyczne skalowanie (możliwość zmniejszenia zasobów poza sezonem)

Rzeczywisty koszt po 3 latach:

• Licencje wieczyste: 80,000 + 28,800 (backup) + 6,000 (aktualizacje) + 15,000 (HA) = 129,800 PLN
• Azure SQL: 43,200 PLN

Oszczędność: 86,600 PLN w 3 lata.

Czy licencje wieczyste były złe w 2020? Nie – wtedy ceny chmury były wyższe. Czy są złe w 2024? Dla tego konkretnego przypadku – tak.

Właściwe podejście do optymalizacji kosztów IT

Jeśli nie "za tłumem" i nie "jak zawsze", to jak?

Odpowiedź jest prosta, choć wymaga dyscypliny: regularnie sprawdzaj liczby i bądź otwarty na zmianę.

Krok 1: Policz obecne koszty (wszystkie)

Większość firm nie zna rzeczywistych kosztów swojego IT. Wiedzą, ile płacą za serwery czy licencje, ale zapominają o:

Koszty bezpośrednie:

• Sprzęt (amortyzacja lub leasing)
• Licencje oprogramowania
• Usługi chmurowe
• Łącza internetowe i dedykowane
• Energia i chłodzenie (dla on-premise)

Koszty pośrednie:

• Czas zespołu IT (utrzymanie, aktualizacje, troubleshooting)
• Przestrzeń biurowa (dla serwerowni)
• Backup i disaster recovery
• Bezpieczeństwo (firewalle, antywirus, monitoring)
• Ubezpieczenie sprzętu

Koszty ukryte:

• Przestoje i ich wpływ na biznes
• Czas pracowników tracony na wolne systemy
• Opóźnienia w projektach przez ograniczenia infrastruktury
• Koszt alternatywny (co można by zrobić z tymi pieniędzmi?)

Przykład kalkulacji dla firmy 40-osobowej:

INFRASTRUKTURA ON-PREMISE: 

Serwery (amortyzacja): 2,000 PLN/mies 

Storage (amortyzacja): 800 PLN/mies 

Sieć (switche, firewall): 400 PLN/mies 

UPS i klimatyzacja: 600 PLN/mies 

Energia (serwery + chłodzenie): 1,200 PLN/mies 

Łącze dedykowane: 800 PLN/mies 

OPROGRAMOWANIE: 

Windows Server + CAL: 1,500 PLN/mies 

SQL Server: 1,200 PLN/mies 

Backup (Veeam): 500 PLN/mies 

Antywirus/EDR: 600 PLN/mies 

Monitoring: 300 PLN/mies 

LUDZIE: 

Administrator (50% etatu): 5,000 PLN/mies Helpdesk (obsługa zgłoszeń): 3,000 PLN/mies

INNE: Ubezpieczenie: 200 PLN/mies Przestrzeń (serwerownia, 15m²): 750 PLN/mies

RAZEM: 18,850 PLN/mies = 226,200 PLN/rok

Dopiero gdy masz pełny obraz kosztów, możesz sensownie porównywać alternatywy.

Co jednak istotne, to fakt, że część z tych kosztów występuje niezależnie od wybranego rozwiązania. By móc korzystać z chmury, konieczne jest dedykowane łącze, administrator, serwer SQL, switche i wiele innych elementów.

Krok 2: Sprawdź alternatywy (minimum 2-3 opcje)

Nie porównuj "obecne rozwiązanie vs chmura". To zbyt uproszczone.

Porównaj:

- Opcja A: Obecne rozwiązanie (baseline)

- Opcja B: Pełna chmura publiczna (AWS/Azure/GCP)

- Opcja C: Hybrid cloud (część on-premise, część chmura)

- Opcja D: Chmura prywatna (dedykowane serwery u dostawcy)

- Opcja E: Inny dostawca chmury (OVH, Hetzner, DigitalOcean)

- Opcja F: Modernizacja obecnej infrastruktury

Dla każdej opcji policz Total Cost of Ownership (TCO) na 3-5 lat, nie tylko cenę zakupu.

Przykład porównania dla firmy 50-osobowej:

W tym przypadku OVH Cloud wygrywa z oszczędnością 253,800 PLN w 3 lata względem obecnego rozwiązania.

Ale uwaga: to nie znaczy, że OVH jest najlepszy dla każdej firmy. To znaczy, że dla TEJ firmy, z TYMI workloadami, w TYM momencie – jest najtańszy.

Krok 3: Uwzględnij czynniki pozafinansowe

Najtańsze rozwiązanie nie zawsze jest najlepsze. Musisz uwzględnić:

Ryzyko:

- Jak krytyczna jest dostępność systemów?

- Jaki jest koszt godziny przestoju?

- Czy dostawca ma odpowiednie SLA?

Kompetencje:

- Czy Twój zespół zna daną technologię?

- Ile czasu zajmie nauka?

- Czy będziesz potrzebować zewnętrznego wsparcia?

Skalowalność:

- Jak szybko rośnie Twoja firma?

- Czy rozwiązanie będzie działać za 2 lata?

- Jak łatwo jest skalować w górę i w dół?

Compliance:

- Czy są wymagania prawne dotyczące lokalizacji danych?

- Czy potrzebujesz certyfikatów (ISO 27001, SOC 2)?

- Jak wygląda audytowalność?

Vendor lock-in:

- Jak łatwo będzie zmienić dostawcę za 3 lata?

- Czy dane są łatwo eksportowalne?

- Czy używasz proprietary rozwiązań?

Przykład decyzji:

Firma z sektora finansowego porównywała:

- AWS: 12,000 PLN/mies, najtańsze

- Azure: 13,500 PLN/mies

- On-premise: 16,000 PLN/mies

Wybrali on-premise, mimo że było najdroższe. Dlaczego?

- Wymogi regulacyjne: dane muszą być w Polsce, na własnych serwerach

- Koszt przestoju: 1 godzina = 50,000 PLN utraconego przychodu

- Kontrola: potrzeba pełnej kontroli nad bezpieczeństwem

- Zespół: mają doświadczonych administratorów on-premise

Dla nich różnica 4,000 PLN/mies (48,000 PLN/rok) była ceną za spokój i compliance. To była właściwa decyzja.

Krok 4: Podejmij decyzję opartą na liczbach, nie emocjach

Masz liczby. Masz analizę ryzyka. Teraz czas na decyzję.

Unikaj tych pułapek:

❌ "Zawsze tak robiliśmy" – to nie argument

❌ "Wszyscy przechodzą do chmury" – Ty nie jesteś wszyscy

❌ "Nasz CEO widział to na konferencji" – CEO nie płaci rachunków

❌ "Nie chcę zmieniać, bo to ryzyko" – brak zmiany też jest ryzykiem

❌ "To za skomplikowane" – koszt niezrozumienia jest wyższy

Właściwe podejście:

✅ "Dla naszej firmy, z naszymi workloadami, opcja X jest najtańsza"

✅ "Ryzyko migracji jest akceptowalne, bo oszczędności to 200k PLN rocznie"

✅ "Zostajemy przy obecnym rozwiązaniu, bo analiza pokazała, że to nadal optymalne"

✅ "Zmieniamy, mimo że to wymaga wysiłku, bo ROI to 18 miesięcy"

Krok 5: Powtarzaj regularnie (co 12-18 miesięcy)

To najważniejszy krok. I najbardziej zaniedbywany.

Optymalizacja kosztów IT to nie jednorazowy projekt. To ciągły proces.

Dlaczego?

Rynek się zmienia:

- Ceny chmury spadają średnio o 5-10% rocznie

- Pojawiają się nowi dostawcy z lepszymi ofertami

- Technologie się rozwijają (kontenery, serverless, edge computing)

Twoja firma się zmienia:

- Liczba pracowników rośnie lub maleje

- Pojawiają się nowe aplikacje i systemy

- Zmieniają się wzorce użytkowania (praca zdalna, mobilność)

Twoje potrzeby się zmieniają:

- Sezonowość biznesu

- Nowe projekty i inicjatywy

- Zmiany regulacyjne

Przykład:

Firma e-commerce w 2021:

- 30 pracowników

- Sprzedaż głównie w Polsce

- Ruch na stronie: 50k użytkowników/mies

- Optymalne rozwiązanie: Własny serwer + CDN

Ta sama firma w 2024:

- 80 pracowników

- Sprzedaż w 15 krajach

- Ruch na stronie: 500k użytkowników/mies

- Szczyty sezonowe (Black Friday: 5x normalny ruch)

- Optymalne rozwiązanie: Full cloud z auto-scalingiem, pod warunkiem znalezienia dostawcy, który może te usługi zaproponować w przewidywalnych cenach w badanym okresie czasu. 

To, co było optymalne 3 lata temu, dziś jest wąskim gardłem i źródłem strat.

Rekomendowany harmonogram przeglądów:

- Co 3 miesiące: Przegląd wykorzystania zasobów (czy płacimy za to, czego nie używamy?)

- Co 6 miesięcy: Sprawdzenie cen u obecnych dostawców (czy są promocje? Czy możemy renegocjować?)

- Co 12 miesięcy: Pełny audyt i porównanie z alternatywami

- Co 24-36 miesięcy: Strategiczny przegląd całej architektury IT

Narzędzia do monitoringu kosztów

Nie możesz optymalizować tego, czego nie mierzysz. Potrzebujesz narzędzi do śledzenia kosztów.

Dla chmury publicznej:

AWS:

- AWS Cost Explorer (wbudowane)

- AWS Budgets (alerty o przekroczeniu budżetu)

- CloudHealth / CloudCheckr (zaawansowana analityka)

Azure:

- Azure Cost Management (wbudowane)

- Azure Advisor (rekomendacje optymalizacji)

Multi-cloud:

- CloudHealth by VMware

- Flexera

- Apptio Cloudability

Dla infrastruktury on-premise:

- Veeam ONE – monitoring infrastruktury wirtualnej

- SolarWinds – kompleksowy monitoring IT

- PRTG Network Monitor – monitoring sieci i serwerów

- Zabbix (open source) – monitoring infrastruktury

Dla całego IT (hybrid):

- ServiceNow IT Operations Management

- BMC Helix

- ManageEngine OpManager

Pro tip: Większość firm nie potrzebuje drogich narzędzi enterprise. Często wystarczy dobry arkusz Excel i dyscyplina w zbieraniu danych.

Najczęstsze źródła marnotrawstwa w IT

Na podstawie setek audytów zidentyfikowaliśmy powtarzające się źródła marnotrawstwa:

1. Zombie resources (30-40% oszczędności)

Problem: Serwery, maszyny wirtualne, dyski, które już nie są używane, ale nadal działają i generują koszty.

Przykład:

- Serwer testowy uruchomiony na potrzeby projektu 2 lata temu

- Projekt się skończył, serwer nadal działa

- Koszt: 800 PLN/mies × 24 miesiące = 19,200 PLN zmarnowane

Jak znaleźć:

- Sprawdź wykorzystanie CPU/RAM za ostatnie 90 dni

- Jeśli <5% przez cały czas → prawdopodobnie zombie

- Zapytaj właścicieli: "Czy to jest jeszcze potrzebne?"

Typowe oszczędności: 20-40% kosztów infrastruktury

2. Over-provisioning (20-30% oszczędności)

Problem: Zasoby przydzielone "na zapas", które nigdy nie są wykorzystywane.

Przykład:

- Serwer z 32 GB RAM, wykorzystuje średnio 8 GB

- 24 GB marnowane = 75% over-provisioning

- Koszt: 600 PLN/mies za niewykorzystaną pamięć

Jak znaleźć:

- Przeanalizuj średnie i peak wykorzystanie za 90 dni

- Jeśli peak <70% przydzielonych zasobów → over-provisioned

- Right-size do rzeczywistych potrzeb + 20% buffer

Typowe oszczędności: 20-30% kosztów mocy obliczeniowej

3. Niewykorzystane licencje (15-25% oszczędności)

Problem: Płacisz za licencje, których nikt nie używa.

Przykład:

- 50 licencji Adobe Creative Cloud

- Tylko 32 osoby logowały się w ostatnich 90 dniach

- 18 licencji × 80 PLN/mies = 1,440 PLN/mies zmarnowane

- Rocznie: 17,280 PLN

Jak znaleźć:

- Sprawdź logi logowania do każdej aplikacji

- Zapytaj użytkowników: "Czy nadal tego potrzebujesz?"

- Porównaj liczbę licencji z rzeczywistym użyciem

Typowe oszczędności: 15-25% kosztów licencji

4. Stare zobowiązania i kontrakty (10-20% oszczędności)

Problem: Płacisz za usługi po starych, nieaktualnych cenach.

Przykład:

- Kontrakt na łącze internetowe z 2019: 1,200 PLN/mies za 100 Mb/s

- Obecna cena rynkowa: 400 PLN/mies za 300 Mb/s

- Przepłacasz: 800 PLN/mies = 9,600 PLN/rok

Jak znaleźć:

- Przejrzyj wszystkie kontrakty starsze niż 2 lata

- Sprawdź obecne ceny rynkowe

- Renegocjuj lub zmień dostawcę

Typowe oszczędności: 10-20% kosztów usług

5. Brak automatyzacji (koszt ukryty)

Problem: Ręczne wykonywanie zadań, które mogłyby być zautomatyzowane.

Przykład:

- Administrator spędza 10 godzin/miesiąc na ręcznym tworzeniu backupów

- Koszt: 10h × 100 PLN/h = 1,000 PLN/mies

- Automatyzacja (Veeam): 500 PLN/mies

- Oszczędność: 500 PLN/mies + czas administratora na inne zadania

Jak znaleźć:

- Zapytaj zespół IT: "Jakie zadania powtarzacie regularnie?"

- Zidentyfikuj wszystko, co robicie >2 razy w miesiącu

- Oceń, czy da się to zautomatyzować

Typowe oszczędności: 20-30% czasu zespołu IT

Case study: Kompleksowa optymalizacja kosztów

Podsumujmy wszystko na przykładzie rzeczywistego projektu optymalizacji.

Klient: Firma logistyczna, 65 pracowników, działalność w całej Polsce

Sytuacja wyjściowa:

- Infrastruktura on-premise: 3 serwery fizyczne (6 lat)

- Miesięczne koszty IT: 24,500 PLN

- Częste problemy z wydajnością

- Brak disaster recovery

- Administrator IT przepracowany

Krok 1: Audyt obecnych kosztów

INFRASTRUKTURA: Serwery (amortyzacja): 2,500 PLN/mies 

Storage: 1,200 PLN/mies 

Sieć: 800 PLN/mies 

Energia + chłodzenie: 1,800 PLN/mies 

Łącza: 1,200 PLN/mies

OPROGRAMOWANIE: 

Licencje Windows/SQL: 3,500 PLN/mies

Microsoft 365: 2,800 PLN/mies 

Backup (Veeam): 600 PLN/mies 

Bezpieczeństwo: 900 PLN/mies

LUDZIE: 

Administrator IT (pełny etat): 8,000 PLN/mies 

Helpdesk (outsourcing): 2,500 PLN/mies

INNE: 

Serwis sprzętu: 400 PLN/mies 

Ubezpieczenie: 300 PLN/mies

RAZEM: 24,500 PLN/mies = 294,000 PLN/rok

Krok 2: Analiza wykorzystania zasobówOdkryliśmy:- Zombie VM: 4 maszyny wirtualne nieużywane od >6 miesięcy- Over-provisioning: Średnie wykorzystanie CPU: 18%, RAM: 32%- Niewykorzystane licencje: 12 licencji Microsoft 365 bez logowania od 90+ dni- Stary kontrakt: Łącze internetowe zbyt szybkie na potrzeby firmy, przez co kosztujące przeszło 3x tyle ile powinno. - Brak automatyzacji: 15 godzin/mies na ręczne zadaniaKrok 3: Porównanie opcji

Krok 4: DecyzjaWybrali Opcję D: OVH + Microsoft 365Powody:- Najniższy TCO: oszczędność 528,200 PLN w 3 lata- Niższe ryzyko niż pełna migracja do Azure (prostsze środowisko)- OVH ma data center w Polsce (compliance)- Zespół IT nie musi uczyć się skomplikowanych narzędzi Azure- Możliwość łatwej zmiany dostawcy w przyszłości (brak vendor lock-in)Krok 5: Wdrożenie optymalizacjiFaza 1: Quick wins (miesiąc 1)- Usunięcie zombie VMs: oszczędność 1,200 PLN/mies- Redukcja niewykorzystanych licencji M365: oszczędność 960 PLN/mies- Renegocjacja kontraktu na łącze: oszczędność 700 PLN/mies- Łączna oszczędność: 2,860 PLN/mies bez żadnej migracjiFaza 2: Right-sizing (miesiąc 2-3)- Zmniejszenie przydzielonych zasobów VM (CPU/RAM): oszczędność 800 PLN/mies- Optymalizacja storage (usunięcie starych backupów): oszczędność 400 PLN/mies- Dodatkowa oszczędność: 1,200 PLN/miesFaza 3: Migracja do OVH (miesiąc 4-6)- Migracja aplikacji niekrytycznych (tydzień 1-2)- Testowanie i weryfikacja (tydzień 3-4)- Migracja aplikacji krytycznych (tydzień 5-6)- Wyłączenie starych serwerów (tydzień 7-8)- Oszczędność po migracji: 9,700 PLN/miesRezultaty po 6 miesiącach:

PRZED: 24,500 PLN/mies PO: 14,800 PLN/mies 

OSZCZĘDNOŚĆ: 9,700 PLN/mies = 116,400 PLN/rok

Dodatkowe korzyści (niemierzalne wprost):

✅ Wydajność: Aplikacje działają 40% szybciej (nowszy sprzęt, SSD)

✅ Dostępność: Uptime wzrósł z 98.5% do 99.9%

✅ Disaster Recovery: Automatyczne backupy, możliwość odtworzenia w <4h

✅ Skalowalność: Możliwość dodania zasobów w 15 minut (wcześniej: 2 tygodnie)

✅ Bezpieczeństwo: Automatyczne patche, monitoring 24/7

✅ Czas IT: Administrator odzyskał 15h/mies dzięki automatyzacji

ROI projektu:

- Koszt wdrożenia: 55,000 PLN (migracja) + 8,500 PLN (nasz czas) = 63,500 PLN

- Oszczędność roczna: 116,400 PLN

- ROI: 6.5 miesiąca

Po roku firma zaoszczędziła netto: 52,900 PLN

Po trzech latach: 285,700 PLN

Częste pytania i obawy

"Ale zmiana to ryzyko. Co jeśli coś pójdzie nie tak?"

Prawda. Ale brak zmiany to też ryzyko.

Ryzyko zmiany:

- Przestój podczas migracji (można zminimalizować do kilku godzin)

- Problemy z kompatybilnością (można przetestować wcześniej)

- Krzywa uczenia się (można przeszkolić zespół)

Ryzyko braku zmiany:

- Przepłacanie dziesiątki tysięcy złotych rocznie

- Starzejący się sprzęt (większe ryzyko awarii)

- Brak disaster recovery (ryzyko utraty danych)

- Konkurencja ma lepsze, tańsze IT (tracisz przewagę)

Które ryzyko jest większe?

Jak minimalizować ryzyko:

- Testuj na środowisku dev/test przed produkcją

- Migruj stopniowo, nie wszystko naraz

- Zachowaj backup i możliwość powrotu (plan B)

- Wybierz doświadczonego partnera do migracji

- Zaplanuj migrację poza godzinami szczytu

"Nie mamy czasu na takie analizy"

Rozumiem. Ale pytanie brzmi: czy masz czas na przepłacanie 50,000-100,000 PLN rocznie?

Realny czas potrzebny:

- Wstępny audyt kosztów: 4-8 godzin (można zlecić zewnętrznie)

- Porównanie ofert: 8-12 godzin (można zlecić zewnętrznie)

- Analiza i decyzja: 2-4 godziny (zarząd)

- Łącznie: 2-3 dni robocze w skali roku

To 0.8% czasu pracy w roku, które może zaoszczędzić 10-30% budżetu IT.

ROI tego czasu: 1,000-3,000%

"Nasz zespół IT nie zna nowych technologii"

To nie jest problem. To okazja.

Opcja 1: Szkolenie

- Koszt: 2,000-5,000 PLN/osobę

- Czas: 2-5 dni

- Efekt: Zespół zna nową technologię

Opcja 2: Managed services

- Dostawca zarządza infrastrukturą

- Twój zespół skupia się na biznesie

- Koszt często niższy niż samodzielne zarządzanie

Opcja 3: Hybrydowe wsparcie

- Partner wspiera w pierwszych 6-12 miesiącach

- Stopniowy transfer wiedzy do zespołu

- Po roku zespół jest samodzielny

Brak wiedzy to wymówka, nie przeszkoda.

"Dostawca może zbankrutować, stracę dane"

Uzasadniona obawa. Ale:

Dla chmury publicznej (AWS/Azure/Google):

- Prawdopodobieństwo bankructwa: praktycznie zero

- Nawet gdyby: masz 30-90 dni na migrację danych

Dla mniejszych dostawców:

- Sprawdź stabilność finansową (ile lat na rynku, kto jest właścicielem)

- Upewnij się, że masz łatwy eksport danych

- Zachowaj lokalne backupy krytycznych danych

- Wybierz dostawcę z możliwością łatwej migracji

Dla on-premise:

- Twój sprzęt też może się zepsuć (i się zepsuje)

- Twój administrator może odejść (i zabierze wiedzę)

- Twoje biuro może spłonąć (i stracisz wszystko)

Każde rozwiązanie ma ryzyko. Kluczowe jest je zrozumieć i zminimalizować.

"Chmura to drogo, słyszałem horror stories"

Słyszałeś o firmach, które źle zaplanowały migrację do chmury i płacą 2-3x więcej niż on-premise.

Ale nie słyszałeś o setkach firm, które właściwie zaplanowały i oszczędzają 30-50%. Jednak przy rozwoju, pozyskiwaniu nowych klientów i użytkowników, a bez monitoringu kosztów, straciły całą swoją przewagę. 

Dlaczego niektórzy przepłacają w chmurze:

❌ Lift-and-shift bez optymalizacji (przenoszą stare, nieefektywne architektury)

❌ Brak monitoringu kosztów (nie wiedzą, za co płacą)

❌ Over-provisioning (przydzielają zasoby "na zapas")

❌ Brak automatycznego wyłączania (dev/test środowiska działają 24/7)

❌ Niewykorzystanie reserved instances / savings plans

Jak uniknąć przepłacania:

✅ Zaplanuj architekturę pod chmurę (cloud-native, nie lift-and-shift)

✅ Monitoruj koszty od pierwszego dnia

✅ Right-size zasoby do rzeczywistych potrzeb

✅ Automatycznie wyłączaj niewykorzystane zasoby

✅ Używaj reserved instances dla przewidywalnych workloadów

Chmura może być tania lub droga. Zależy od tego, jak ją używasz.

Podsumowanie: Twój plan działania

Jeśli doczytałeś do tego miejsca, prawdopodobnie myślisz: "OK, przekonałeś mnie. Co mam zrobić?"

Oto konkretny, krok-po-kroku plan działania:

Tydzień 1: Zbierz dane

Dzień 1-2: Koszty bezpośrednie

- Wyciągnij faktury za ostatnie 12 miesięcy

- Pogrupuj: sprzęt, licencje, usługi, ludzie

- Stwórz arkusz z miesięcznymi kosztami

Dzień 3-4: Koszty pośrednie

- Policz czas zespołu IT na utrzymanie (godziny/miesiąc)

- Oceń koszty energii, przestrzeni, ubezpieczenia

- Dodaj do arkusza

Dzień 5: Wykorzystanie zasobów

- Sprawdź metryki wykorzystania za ostatnie 90 dni

- Zidentyfikuj zombie resources

- Zidentyfikuj over-provisioning

Tydzień 2: Znajdź quick wins

Dzień 1: Zombie hunting

- Lista wszystkich zasobów nieużywanych >60 dni

- Weryfikacja z właścicielami: "Czy to jest potrzebne?"

- Plan wyłączenia/usunięcia

Dzień 2: Licencje

- Sprawdź logi logowania do wszystkich aplikacji

- Zidentyfikuj niewykorzystane licencje

- Redukcja lub realokacja

Dzień 3: Kontrakty

- Lista wszystkich kontraktów >2 lata

- Sprawdź obecne ceny rynkowe

- Lista do renegocjacji

Dzień 4-5: Wdrożenie quick wins

- Wyłącz zombie resources

- Zredukuj licencje

- Renegocjuj kontrakty

Oczekiwany efekt: 10-20% oszczędności bez żadnej migracji

Tydzień 3-4: Porównaj alternatywy

Dzień 1-2: Zdefiniuj opcje

- Opcja A: Pozostać (co trzeba wymienić/zaktualizować?)

- Opcja B: Chmura publiczna (AWS/Azure/GCP)

- Opcja C: Alternatywni dostawcy (OVH/Hetzner/DigitalOcean)

- Opcja D: Hybrid cloud

Dzień 3-5: Zbierz oferty

- Poproś o konkretne wyceny (nie ogólniki)

- Upewnij się, że porównujesz jabłka z jabłkami

- Uwzględnij koszty migracji

Dzień 6-8: Policz TCO

- Dla każdej opcji: koszt na 3 lata

- Uwzględnij wszystkie koszty (nie tylko cenę zakupu)

- Stwórz tabelę porównawczą

Dzień 9-10: Analiza ryzyka

- Dla każdej opcji: jakie są ryzyka?

- Jak można je zminimalizować?

- Jaki jest koszt braku zmiany?

Tydzień 5: Decyzja i plan

Dzień 1-2: Prezentacja dla zarządu

- Pokaż obecne koszty

- Pokaż alternatywy i oszczędności

- Rekomenduj najlepszą opcję

Dzień 3-4: Decyzja

- Zarząd podejmuje decyzję

- Zatwierdza budżet i timeline

Dzień 5: Plan wdrożenia

- Harmonogram (co, kiedy, kto)

- Kamienie milowe

- KPI do mierzenia sukcesu

Miesiąc 2-6: Wdrożenie

Zależy od wybranej opcji, ale typowo:

- Miesiąc 2: Przygotowanie (testy, szkolenia, setup)

- Miesiąc 3-4: Migracja niekrytycznych systemów

- Miesiąc 5: Migracja krytycznych systemów

Miesiąc 2-6: Wdrożenie

Zależy od wybranej opcji, ale typowo:

• Miesiąc 2: Przygotowanie (testy, szkolenia, setup)
• Miesiąc 3-4: Migracja niekrytycznych systemów
• Miesiąc 5: Migracja krytycznych systemów
• Miesiąc 6: Optymalizacja i fine-tuning

Miesiąc 7+: Ciągła optymalizacja

Co miesiąc:

• Przegląd wykorzystania zasobów
• Identyfikacja nowych zombie resources
• Sprawdzenie, czy nie ma over-provisioning

Co kwartał:

• Przegląd kosztów vs budżet
• Sprawdzenie nowych funkcji/usług dostawcy
• Ocena, czy są możliwości dalszej optymalizacji

Co rok:

• Pełny audyt kosztów
• Porównanie z alternatywami
• Decyzja: zostać czy zmienić?

Najważniejsze wnioski

Jeśli zapamiętasz tylko 5 rzeczy z tego artykułu, niech to będą te:

1. Nie ma uniwersalnych odpowiedzi

To, co działa dla Google, Dropbox czy Twojej konkurencji, niekoniecznie zadziała dla Ciebie. Jedyne, co ma znaczenie, to liczby dla TWOJEJ firmy, z TWOIMI workloadami, w TYM momencie.

Chmura nie jest zawsze lepsza. On-premise nie jest zawsze gorsze. Hybrid nie jest zawsze kompromisem. Każde rozwiązanie może być optymalne – w odpowiednich okolicznościach.

2. Decyzja sprzed 3 lat może być dziś nieoptymalna

Rynek IT zmienia się szybciej niż większość innych branż. Ceny spadają, pojawiają się nowi dostawcy, technologie się rozwijają, Twoje potrzeby się zmieniają.

To, co było najlepszym wyborem 3 lata temu, dziś może kosztować Cię 30-50% więcej niż alternatywy. Regularnie sprawdzaj, czy Twoje rozwiązanie jest nadal optymalne.

3. Quick wins dają 10-20% oszczędności bez migracji

Zanim zdecydujesz się na dużą zmianę (migracja do chmury, wymiana infrastruktury), zacznij od quick wins:

• Usuń zombie resources
• Zredukuj niewykorzystane licencje
• Renegocjuj stare kontrakty
• Right-size over-provisioned zasoby

Efekt: 10-20% oszczędności w 2-4 tygodnie, bez ryzyka migracji.

4. TCO to nie tylko cena zakupu

Porównując opcje, nie patrz tylko na cenę zakupu czy miesięczny abonament. Policz Total Cost of Ownership na 3-5 lat, uwzględniając:

• Koszty początkowe (sprzęt, migracja, szkolenia)
• Koszty operacyjne (energia, przestrzeń, utrzymanie)
• Koszty ludzi (czas IT, helpdesk)
• Koszty ukryte (przestoje, wolne systemy, brak skalowalności)

Często "droższe" rozwiązanie ma niższy TCO.

5. Optymalizacja to proces, nie projekt

Nie optymalizujesz kosztów IT raz na 5 lat. Optymalizujesz ciągle:

• Co miesiąc: monitoring wykorzystania
• Co kwartał: przegląd kosztów
• Co rok: porównanie z alternatywami
• Co 2-3 lata: strategiczny przegląd architektury

Firmy, które to robią, oszczędzają średnio 25-40% więcej niż te, które optymalizują jednorazowo.

Błędy, których musisz uniknąć

Na koniec – lista najczęstszych błędów, które widzimy podczas projektów optymalizacji:

❌ Błąd 1: "Zoptymalizujemy później"

"Teraz nie mamy czasu, zoptymalizujemy za pół roku."

Później nigdy nie nadchodzi. A każdy miesiąc zwłoki to kolejne tysiące złotych przepłacone.

Koszt zwłoki: Jeśli możesz zaoszczędzić 5,000 PLN/mies, każdy miesiąc zwłoki kosztuje Cię... 5,000 PLN.

❌ Błąd 2: Optymalizować wszystko naraz

"Zmienimy wszystko: serwery, chmurę, licencje, dostawców – jednocześnie!"

Przepis na katastrofę. Zbyt wiele zmiennych, zbyt duże ryzyko.

Właściwe podejście: Zacznij od quick wins, potem migruj stopniowo, system po systemie.

❌ Błąd 3: Patrzeć tylko na cenę, ignorować ryzyko

"Ta opcja jest najtańsza, bierzemy!"

Ale czy dostawca jest stabilny? Czy masz łatwy eksport danych? Czy zespół zna technologię? Czy jest disaster recovery?

Właściwe podejście: Najtańsza opcja z akceptowalnym ryzykiem, nie najtańsza za wszelką cenę.

❌ Błąd 4: Brak monitoringu po wdrożeniu

"Zoptymalizowaliśmy, teraz możemy zapomnieć na 3 lata."

Nie. Po migracji często pojawiają się nowe możliwości optymalizacji. Nowe usługi, nowe ceny, nowe wzorce użytkowania.

Właściwe podejście: Ciągły monitoring i optymalizacja.

❌ Błąd 5: Podejmować decyzje bez danych

"Wydaje mi się, że chmura będzie tańsza." "Chyba używamy wszystkich licencji." "Pewnie wykorzystujemy większość zasobów."

Wydaje się, chyba, pewnie = zgadywanie. A zgadywanie kosztuje.

Właściwe podejście: Zbierz dane, policz liczby, podejmij decyzję opartą na faktach.

Jak Interactive Workspace może Ci pomóc

Rozumiem – przeczytałeś ten artykuł i myślisz: "Brzmi sensownie, ale nie mam czasu/wiedzy/zasobów, żeby to wszystko zrobić samodzielnie."

To dokładnie dlatego istniejemy.

Nasze usługi optymalizacji kosztów IT:

🔍 Audyt kosztów IT (5,000-8,000 PLN)

• Analiza wszystkich kosztów IT (bezpośrednie + pośrednie + ukryte)
• Identyfikacja zombie resources i over-provisioning
• Sprawdzenie wykorzystania licencji
• Przegląd kontraktów i porównanie z rynkiem
• Rezultat: Raport z quick wins (typowo 10-20% oszczędności)

📊 Analiza porównawcza i rekomendacje (8,000-15,000 PLN)

• Porównanie 3-5 alternatywnych rozwiązań
• Kalkulacja TCO na 3-5 lat dla każdej opcji
• Analiza ryzyka i korzyści
• Konkretna rekomendacja dla Twojej firmy
• Rezultat: Plan optymalizacji z przewidywanymi oszczędnościami

⚙️ Wdrożenie optymalizacji (15,000-50,000 PLN)

• Realizacja quick wins
• Migracja do nowego rozwiązania (jeśli wybrane)
• Testy i weryfikacja
• Szkolenie zespołu
• Rezultat: Zoptymalizowana infrastruktura, działająca i przetestowana

📈 Ciągła optymalizacja (2,000-5,000 PLN/mies)

• Miesięczny monitoring kosztów i wykorzystania
• Kwartalny przegląd i rekomendacje
• Roczny audyt i porównanie z rynkiem
• Rezultat: Pewność, że zawsze masz optymalne rozwiązanie

Dlaczego warto z nami współpracować?

✅ Doświadczenie: 5+ lat, 95+ projektów, 50+ klientów ✅ Niezależność: Nie jesteśmy związani z żadnym dostawcą – rekomendujemy to, co najlepsze dla Ciebie ✅ROI: Średnio nasi klienci oszczędzają 3-5x więcej niż kosztuje nasz audyt ✅Kompleksowość: Od analizy przez wdrożenie po ciągłe wsparcie ✅ Transparentność: Konkretne liczby, jasne rekomendacje, żadnych ogólników

Typowy ROI naszych projektów:

Mały projekt (firma 20-40 osób):

• Koszt audytu: 6,000 PLN
• Oszczędność roczna: 30,000-60,000 PLN
• ROI: 400-900%

Średni projekt (firma 40-80 osób):

• Koszt audytu + wdrożenia: 25,000 PLN
• Oszczędność roczna: 80,000-150,000 PLN
• ROI: 220-500%

Duży projekt (firma 80+ osób):

• Koszt audytu + wdrożenia: 50,000 PLN
• Oszczędność roczna: 150,000-300,000 PLN
• ROI: 200-500%

Pierwszy krok: Darmowa konsultacja

Nie jesteś pewien, czy potrzebujesz optymalizacji? Nie wiesz, od czego zacząć?

Oferujemy 30-minutową darmową konsultację, podczas której:

✅ Przeanalizujemy Twoją obecną sytuację ✅ Wskażemy potencjalne obszary oszczędności ✅ Odpowiemy na Twoje pytania ✅ Zaproponujemy konkretne następne kroki

Bez zobowiązań. Bez ukrytych kosztów. Po prostu rozmowa.